CONTENIDO

MODULO DE CUENTAS POR PAGAR

El módulo de cuentas por pagar está diseñado para facilitar el proceso administrativo y como guía al usuario de cuentas por pagar.

En este módulo se generaran todos los pagos a proveedores, los estados de cuenta, las notas de debito, crédito, etc.

Para entrar a este módulo se selecciona el mismo y se da doble clic, donde se verá los otros subdirectorios.

Subdirectorio de CONSULTAS:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él, y el sistema nos desglosa otros subdirectorios que se describen a continuación.

• Facturas Pendientes:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él, luego el sistema nos presenta un cuadro de diálogo, el cual nos permite obtener información de las facturas pendientes a cancelar. Para realizar la búsqueda debemos digitar el código del proveedor y rango de fechas; dar clic en aceptar y el sistema muestra una lista de facturas pendientes con esas características, Inclusive si damos doble clic sobre alguna de ellas el sistema nos mostrará el detalle de esa factura.

También cabe la posibilidad de quitar el check que se encuentra en la parte inferior de la pantalla para ver facturas canceladas.

• Facturas por Fecha:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él, luego el sistema nos presentará un cuadro de diálogo donde encontramos el rango de fechas la que debe ser digitada para obtener todas las facturas solicitadas y si damos doble clic sobre alguna de ellas el sistema nos despliega una información detallada de la factura.

• Estadístico de Proveedores:

Esta opción muestra la lista de todos los proveedores, y dando clic sobre el proveedor deseado, el programa nos presentará un detalle de las facturas que debemos a ese proveedor. Los datos que muestra son: número de factura, fecha de emisión, subtotal, descuento, impuesto, total factura y el saldo de la misma.

El gráfico muestra las facturas pendientes a cancelar en forma acumulada de cada mes y lo refleja en colores.

Subdirectorio de MANTENIMIENTO:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él y el sistema desglosa otros subdirectorios los cuales son:

• Registro de Facturas:

Esta opción nos da la posibilidad de ingresar facturas manuales al sistema de cuentas por pagar. Ya que la forma cotidiana de ingresar las facturas al sistema es a través del registro de compras; y al igual que todos los demás módulos, para agregar la información vamos al icono de agregar (hojita) y le digitamos la información requerida. Esta factura alimenta el inventario y C x P.

• Registro de Notas de Débito:

Esta opción nos da la posibilidad de ingresar notas de débito al sistema ya sea por intereses o cualquier otro motivo. Las cuales se van a reflejar en el estado de cuenta del proveedor. Las notas de débito van aumentar el monto que la empresa debe pagar al proveedor. (aumenta el saldo a pagar).

• Registro de Notas de Crédito:

Este subdirectorio permite generar notas de crédito. Existen varios motivos por lo que se genera una nota de crédito; puede ser por un precio mal cobrado o un descuento no aplicado, así que estas notas de crédito son aquellas que no afectan el inventario, sino sólo la cuenta por pagar, ya que disminuye el monto que la empresa debe pagar al proveedor. (Reduce el saldo a pagar)

• Registro de Pagos de Recibos:

Esta opción nos permite incluir pagos al proveedor ya sea registrando un abono o la cancelación total de la factura. El sistema muestra la lista de facturas con su monto y saldo, y con un chek podemos aplicar la cancelación de una factura o digitando la cantidad si se desea para abono.

• Registro de Pagos de Cheques:

Esta opción nos permite incluir pagos al proveedor ya sea registrando un abono o la cancelación total de la factura, por medio de cheques. El sistema muestra la lista de facturas con saldo, y con un chek podemos aplicar la cancelación de una factura o digitando la cantidad para un abono.

• Registro de Devoluciones:

Esta opción nos permite registrar devoluciones, son notas de crédito. (reduce el monto que la empresa debe pagar al proveedor). Se ingresan todos los datos solicitados y damos doble clic sobre aceptar.

Subdirectorio de OTROS PROCESOS:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre el módulo de cuentas por pagar, y se despliega el cuadro de los submódulos:

• Cierre Diario:

Esta opción nos permite realizar el cierre diario en cuentas por pagar, para ejecutarlo debemos registrar el rango de fechas. Esta opción toma los movimientos realizados según el rango de fechas y los aplica a la cuenta por pagar. Se debe esperar hasta que el sistema le indique que ha finalizado dicho cierre.

• Reversión de un movimiento:

Nos permite anular un movimiento realizado en el sistema, estos movimientos son facturas de contado o crédito, notas de crédito o débito, pago por recibo, etc. Además debemos de indicar el número del movimiento y el código del proveedor y esperar la reversión del movimiento.

• Modificación de Facturas:

Esta opción permite modificar la fecha de vencimiento de la factura, para esto solo se debe indicar el número de factura y el código de proveedor. Con cualquiera de estos dos datos y aceptar y el programa muestra cada proveedor con sus respectivas facturas. Una vez localizada la factura solo damos clic sobre la factura y el programa muestra los datos que se pueden modificar.

Subdirectorio de REPORTES:

Esta opción muestra la lista de reportes existentes en este módulo, los cuales se detallarán a continuación:

• Catálogo de Proveedores:

Este reporte nos permite generar un listado de todos los proveedores existentes en la base de datos, tanto en forma individual con solo digitar el código del proveedor o general al dar un clic en aceptar. Además podemos ordenarlo de diferentes maneras. La información que despliega contiene el código, nombre, teléfono, correo electrónico y saldo.

• Estado de cuenta

Esta opción nos permite ver el estado de cuenta de un proveedor en particular, indicando el número del proveedor si lo sabemos, en caso contrario, solo debemos dar un clic en la opción de aceptar y el programa nos mostrará de manera automática una lista de los proveedores.

Para ver los movimientos de este proveedor solo debemos de dar doble clic sobre él, una vez realizado esto, el programa nos solicita el rango de fechas de donde queremos ver los datos y el programa nos muestra los saldos de las facturas pendientes.

Se puede solicitar al sistema ver las facturas con saldos, o facturas pendientes, canceladas o generales

• Abonos Movimientos Diarios:

Este reporte nos muestra un listado de los abonos diarios realizados a las facturas y lo podemos obtener ordenado por factura, recibo, proveedor o número de cheque, además podemos imprimir desde un recibo hasta una nota de débito por rango de fechas.

• Abonos Movimientos Históricos:

Este reporte es exactamente igual al anterior solo que los datos aquí mostrados son históricos.

• Resumen General de Saldos:

Este reporte nos muestra un listado de los saldos de cada uno de los proveedores. De igual manera puede mostrarse en forma general, o de un proveedor en particular.

• Antigüedad de Saldos

Este reporte nos muestra un detalle general de facturas de los proveedores, o bien de uno específico con solo digitar el código.

• Facturas Pendientes:

El detalle de facturas pendientes me desglosa todas aquellas facturas pendientes a cancelar por proveedor, según el rango de fechas descrito. Si quiere ver facturas generales sólo se da aceptar y si se desea ver facturas con saldos, se marca el check ubicado en la parte inferior izquierda.

• Revisión de Facturas Diarias de Proveedor

Este reporte permite ver las facturas diarias de los proveedores, al ingresar los datos y dando clic en aceptar.

• Proyección de Pagos:

El objetivo de este reporte es mostrar las facturas pendientes de pago de nuestros proveedores a una fecha determinada, para ello solo debemos indicar la fecha de pago.