CONTENIDO

MODULO DE FACTURACIÓN

Las siguientes indicaciones son de ayuda al usuario para el uso del módulo de facturación, donde el colaborador encontrará diversos subdirectorios con la posibilidad de consultar información almacenada y realizar todo el proceso diario que se requiera en la venta de productos.

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él.

Al dar doble clic, obtendremos subdirectorios que ayudarán al usuario a clasificar su trabajo, los cuales están descritos a continuación.

Subdirectorio de CONSULTAS

EL subdirectorio de consultas, nos permite realizar consultas de carácter general de. Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre el modulo de consultas y nos desglosa otros directorios internos, los cuales podemos ver a continuación:

Consulta de Facturas

La consulta de facturas nos permite obtener información de todas las facturas realizadas dando clic sobre aceptar, o bien tenemos la posibilidad de buscarlas individualmente por el número de factura, por el código del cliente o por el número de pedido.

También al final de la pantalla tenemos dos opciones extra de búsqueda, por código de artículo donde obtendremos todas las facturas que contienen ese artículo específico; y la posibilidad de tener la información de las facturas anuladas marcando la casilla y dado aceptar. Siempre digitando un rango de fechas deseadas.

Al dar doble clic sobre una factura específica obtendremos el detalle de la misma.

Detalle de la factura.

Consulta de Artículos P.V:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre el mismo y el sistema nos presenta un cuadro de dialogo que nos permite obtener la consulta de todos los artículos con los diferentes precios, la existencia, referencia y el código del artículo.

Tales artículos se pueden buscar por medio de los cuadros de artículo, referencia, código de barras o por descripción, digitando el código específico y dando sobre el icono buscar, y si se requiere ver su imagen vamos al icono imagen y damos clic en él. De igual forma si deseamos ver los artículos activos o los que no o también buscarlos por su clasificación que se encuentra al final de la pantalla.

Para ver toda la información movemos la barra inferior a la derecha e izquierda.

Subdirectorios de FACTURACIÓN:

De igual forma que el resto de los subdirectorios, damos clic sobre él y tenemos acceso.

Es en este subdirectorio donde incluiremos todos los pedidos pendientes para ser facturados y donde se realizaran cambios del mismo y la facturación respectiva. Además podemos anular facturas, realizar el cierre diario, inclusive realizar devoluciones de mercadería por producto bueno o dañado o la reversión de este movimiento o simplemente realizar una búsqueda.

Al dar doble clic sobre este módulo obtenemos el resto de los subdirectorios como lo podemos ver a continuación en la pantalla.

Pedidos Pendientes

Para ir a pedidos pendientes damos clic en este módulo e ingresamos a la pantalla principal de pedidos pendientes.

Damos clic en el ícono de crear (la hoja blanca) e incluimos la información solicitada, y para agregar artículos utilizamos el ícono de agregar o borrar. Se debe usar tab, (tabulador) para pasar de un espacio al otro para que el sistema genere la información. Por último damos aceptar y se crea el artículo.

Usted puede digitar el nombre de la persona a quien se desea facturar en caso de que no sea el mismo cliente, el transporte o cambiar el tipo de precio.

Veamos la pantalla a continuación.

Crear pedido

Modificar pedido

Borrar pedido

Como se crea un pedido nuevo

Seleccione la hojita blanca para ingresar la información, si desea modificarlo seleccione el cuadrito azul y de click sobre actualizar datos.

Una vez generado el pedido, usted lo puede ver de la siguiente forma; además tiene la posibilidad de buscar el pedido por su número, por el artículo, por el nombre del cliente o por el vendedor asignado; sin olvidar que el rango de fecha debe ser asignado.

Aquí se puede modificar el pedido en el ícono de modificar (hoja cuadriculada).

Una vez generado el pedido, tenemos dos opciones de convertir dicho pedido en una proforma o cotización, tenemos la posibilidad de hacerlos inmediatamente que se crea el pedido y marcamos la opción que dice proforma ubicado a la derecha del pedido debajo del descuento y damos aceptar o la otra opción el crear el pedido, guardarlo, dando aceptar y luego abro el pedido en modificar y marco proforma y acepta y se crea la proforma, (no rebaja el artículo del inventario, únicamente los pedidos pendientes). Esto por que si usted no marca proforma, el sistema inmediatamente genera un pedido normal. En caso de que desee pasar la proforma a pedido, realiza el mismo proceso pero selecciona la opción pedido

De igual forma si marca la opción de pendientes de artículos puede ver todos los pedidos que tienen artículos pendientes y que no son proforma.

Facturación de Clientes

Si desea facturar, se posiciona en este módulo y da clic sobre él. Una vez ingresado, se verá la pantalla principal con todos aquellos pedidos que estén pendientes de facturar, pero no los que se encuentra marcados con la opción de proforma.

Para facturar, se va al ícono de modificar y da clic sobre el ícono de aceptar, ella le indicará si desea imprimir factura y se da la opción aceptar o cancelar según sea la necesidad. Los pedidos a facturar se ordenan automáticamente por fecha, pero si desea ver estos por nombre seleccionar la opción ordenar por nombre en la parte inferior de la pantalla. Se busca por número de pedido o por nombre del cliente.

Una vez realizado la facturación es sano actualizar la información. Es necesario cuidar el consecutivo de la factura contra el consecutivo del sistema, deben concordar.

Dentro del proceso de facturación, hay una opción que dice traer factura, lo que le permite al usuario traer una factura a la pantalla principal para no volver a digitar la misma información, o también tiene la posibilidad de cambiar algunos datos. Primero digita la factura y luego damos clic sobre traer factura.

El sistema no permitirá que se digite en los pedidos pendientes mas de la cantidad registrada en la existencia de bodega, para evitar que se facturen artículos que no hay disponibles, luego de confirmar los datos de la factura se da click en aceptar esto nos va a llevar a una pantalla de confirmación en la que podemos verificar el Nº de consecutivo de la factura se da aceptar para imprimir.

Consulta de Facturas

Entramos a este subdirectorio de igual forma que en los casos anteriores. En este subdirectorio consultamos facturas ya sea por su número, el nombre del cliente o por el número de pedido que le había sido asignado, si d click sobre la factura obtendrá la información detallada o seleccionar las facturas anuladas si lo desea.

Subdirectorio de OTROS PROCESOS:

Cierre Diario de Pedidos:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él. El cierre debe ser diario, se puede realizar al finalizar el día o al día siguiente al inicio de labores, el cierre diario alimenta las cuentas por cobrar, lo que refleja la importancia de realizarlo diariamente.

Anulación de Facturas:

La anulación de facturas se debe realizar el mismo día de realizada la factura, si desea obtener el desglose de algunas facturas específicas, digita el rango de fechas y da clic sobre el ícono de aceptar lo que le generará en la pantalla principal todas las facturas de esas fechas, para anular la factura se posiciona sobre ella, y da doble clic luego selecciona aceptar para anularla. Si desea anular una factura que corresponda al día en curso debe hacerlo mediante nota de crédito.

Devolución de Facturas (INV):

La devolución de factura se refiere alguna devolución por producto dañado o por producto bueno,

Cuando se trata de producto bueno, el sistema suma el o los artículos al inventario, y aplica una nota de crédito (rebaja al cliente el monto del o los productos seleccionados), si se marca la opción de producto dañado, el sistema únicamente aplica la nota de crédito (rebaja al cliente), y no suma el producto al inventario.

Reversión de Devoluciones:

La reversión de devoluciones es la reversión del movimiento, digitando el tipo de movimiento, el número de documento y el código de cliente.

Subdirectorios de REPORTES:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic en él, este reporte nos muestra todos los reportes.

Detalle General de Pedidos Pendientes:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic en él, este reporte nos muestra todos los pedidos pendientes.

Puede ver el reporte por pedidos, por cliente o aquellos pedidos que poseen artículos pendientes, digitando el rango de fecha y si se desea ver algo más detallado, se selecciona cualquier opción que presenta el sistema.

Dentro de esta opción, en el resumen de artículos pendientes, el usuario puede visualizar los artículos que están comprometidos y los que están en existencia.

Resumen de Artículos Facturados:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic en él.

Puede ver el reporte por artículos facturados digitando el rango de fecha y si se desea ver algo más detallado, se selecciona cualquier opción que presenta el sistema.

Detalle General de Facturas:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic en él.

Puede ver el reporte por artículos facturados digitando el rango de fecha y si se desea ver algo más detallado, se selecciona cualquier opción que presenta el sistema. Si marca con check puede ver los productos con su costo y su utilidad.

Mensual de Ventas:

Este reporte genera las ventas mensuales de la empresa. Se digita el rango y si desea puede ver el reporte vendedor, cliente, ruta, moneda o por corporación.

Libro de Ventas:

El reporte de libro de venta permite ver cada factura con su fecha, subtotal, descuento, neto, impuesto, total de factura, costo total, utilidad, y %. Ya sea por vendedor, cliente, ruta, corporación o por una factura específica, en forma detallada, por mes o por fecha. Inclusive si son facturas proforma.

Descuentos de Facturas:

El descuento de facturas es un reporte que desglosa las facturas que presentaron un descuento, según el rango de fechas, y por código de cliente, vendedor, factura o por número de pedido. Individual o general dando aceptar.

Facturas Anuladas:

Las facturas anuladas es un reporte que presenta las facturas anuladas, según el rango de fechas, y por código de cliente, vendedor, factura o por número de pedido. Individual o general dando aceptar.

Lista de Precios:

En este reporte podemos encontrar los diferentes precios de la empresa, el código, descripción y existencia del artículo, en forma general dando clic en aceptar o individual según la opción que seleccione en la pantalla.

Puedo ver la lista por artículos con o sin existencia o en forma general.

General de Ventas:

Este es un reporte general por ventas reales, por servicios o por puntos de venta y según los criterios definidos. Se debe especificar la moneda.

Facturas por Artículos en Ventas:

Este reporte presenta por artículo el número de factura. En otras palabras permite ver las diferentes facturas en donde se refleja dicho artículo, a nivel general o en forma individual.

Listado Diario de Ventas:

Este reporte refleja las ventas al día aplicadas a CxC y detalla aquellas anuladas.

Ventas por Vendedor:

EL reporte de ventas por vendedor muestra las ventas del mismo según los criterios seleccionados.

Reporte de Devoluciones:

Este reporte permite ver las devoluciones por artículo realizada, estos según los criterios señalados.

Clientes No Visitados:

El sistema nos permite ver por medio de la facturación aquellos clientes que no han sido visitados, según la cantidad de meses que se le indique y el código del vendedor.